Datenschutz

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig.
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website verarbeitet werden, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt sowie welche Rechte Ihnen nach den geltenden Datenschutzvorschriften zustehen.

Weitere Informationen zum Verantwortlichen und zu den einzelnen Verarbeitungsvorgängen finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Welzer & Partner mbB Steuerberater Wirtschaftsprüfer Rechtsanwälte
Johannesstraße 27
78056 Villingen-Schwenningen

Telefon: +49 07720 99740-00
Fax: +07720 / 99 740-10
E-Mail: post@welzer.com
Vertretungsberechtigt: Dr. Timo Welzer

Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter ist:

Konrad Armbruster
Ruhesteinstraße 32
72270 Baiersbronn
Telefon: 07442 121505
E-Mail: k.armbruster@arpcon.net

Allgemeines zu dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Website. Erhalten wir im Rahmen eines Mandats weitere Daten von Ihnen, gelten ergänzend die Hinweise zur Mandatsdatenverarbeitung in Abschnitt 15.

Hosting und technische Infrastruktur

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch technische Zugriffsdaten (Server-Logfiles) verarbeitet, insbesondere Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp und -version sowie die IP-Adresse.

Diese Daten werden zur Bereitstellung der Website, zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und zur Gewährleistung der Sicherheit unserer IT-Systeme verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Server-Logfiles werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit dies zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten eine längere Aufbewahrung verlangen.

Für Hosting, Wartung, Betrieb und Weiterentwicklung unserer Website setzen wir externe IT-Dienstleister ein. Unsere Website wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gehostet. Die Server befinden sich innerhalb der Europäischen Union; eine Übermittlung in Drittländer findet im Rahmen des Hostings nicht statt. Soweit diese personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 28 DSGVO.

Cookies

Beim Besuch unserer Website werden technisch notwendige Cookies eingesetzt, die für den sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb der Website erforderlich sind:

1. Session-Cookie (Laravel): speichert Ihre Sitzung für die Dauer von 120 Minuten.

2. XSRF-TOKEN: dient dem Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen und ist an die Dauer Ihrer Sitzung gebunden.

3. Consent-Cookie: speichert Ihre Auswahl im Cookie-Banner für sechs Monate. Dies gilt einheitlich für eine Zustimmung wie für eine Ablehnung.

Rechtsgrundlage für technisch notwendige Zugriffe ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookie Einwilligung und Einstellungen

Beim ersten Besuch unserer Website werden die Kategorien „Notwendige Cookies“ und „Analyse-Cookies“ angezeigt. Analyse-Technologien werden nur eingesetzt, wenn Sie zuvor ausdrücklich eingewilligt haben. Notwendige Cookies können nicht deaktiviert werden.
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die dauerhaft erreichbaren Cookie-Einstellungen ändern oder widerrufen.
Für die Einholung und Verwaltung Ihrer Einwilligung setzen wir eine in unser Content-Management-System integrierte Lösung ein. Ihre Auswahl wird ausschließlich auf unserem eigenen Server verarbeitet; eine Übermittlung an Dritte findet dabei nicht statt. Die Cookie-Einstellungen erreichen Sie jederzeit über den entsprechenden Link im Fußbereich unserer Website.

Webanalyse mit Google Analytics 4

Sofern Sie in der Kategorie „Analyse“ eingewilligt haben, nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics wird erst nach Ihrer Einwilligung aktiviert.
Google Analytics 4 verarbeitet pseudonyme Nutzungsdaten zu Ihrem Besuch unserer Website, z. B. aufgerufene Seiten, Verweildauer und Herkunft des Zugriffs. Die Cookies „_ga“ und „_ga_*“ haben nach den derzeitigen technischen Angaben jeweils eine Laufzeit von bis zu zwei Jahren.

Die Werbefunktionen von Google Analytics 4 sowie Google Signals sind deaktiviert. Eine Verknüpfung mit einem Google-Ads-Konto und eine Nutzung der erhobenen Daten für Werbezwecke finden nicht statt.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Bei der Nutzung von Google-Diensten kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer, insbesondere die USA, stattfinden. Die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; für Übermittlungen in die Vereinigten Staaten besteht damit ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 nach Art. 45 DSGVO. Ergänzend hat Google Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen, die zur Anwendung kommen, soweit der Angemessenheitsbeschluss nicht greift. Den Angemessenheitsbeschluss können Sie über die Rechtsdatenbank EUR-Lex der Europäischen Union einsehen, die Zertifizierung der Google LLC über die öffentliche Liste des Data Privacy Framework unter www.dataprivacyframework.gov und die von Google verwendeten Standardvertragsklauseln unter policies.google.com/privacy/frameworks.

Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular auf unserer Website eine Anfrage senden, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihre Nachricht.
Ihre Angaben werden in unserer Datenbank gespeichert und per E-Mail an die dafür zuständigen Empfänger in unserem Hause weitergeleitet.
Rechtsgrundlage ist, je nach Inhalt Ihrer Anfrage, die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. die Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Pflichtangaben sind die im jeweiligen Formular entsprechend gekennzeichneten Felder; ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.
Bitte übermitteln Sie über das Kontaktformular keine vertraulichen Einzelheiten Ihres Anliegens, solange noch kein Mandatsverhältnis besteht. Für die Übersendung sensibler Unterlagen stellen wir Ihnen auf Anfrage einen gesicherten Übermittlungsweg zur Verfügung.Die Benachrichtigung über Ihre Anfrage wird über einen eigenen Mailer unter einer Subdomain unserer Website an die zuständigen Empfänger in unserem Hause versendet. Betrieben wird dieser von der DomainFactory GmbH, c/o WeWork, Neuturmstrasse 5, 80331 München, die für uns als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO tätig ist.

Bewerbungsformular

Wenn Sie sich über unsere Website bewerben, verarbeiten wir zusätzlich zu Ihren Kontaktdaten die von Ihnen angegebene Position sowie die von Ihnen hochgeladenen Bewerbungsunterlagen.
Ihre Daten werden in unserer Datenbank gespeichert. Anhänge werden in einem nicht öffentlich zugänglichen Bereich unseres Servers gespeichert und per E-Mail an die zuständigen Empfänger weitergeleitet.

Die Verarbeitung erfolgt zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, ergänzend § 26 Abs. 1 BDSG. Soweit eine darüber hinausgehende Speicherung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO einschlägig. Pflichtangaben sind Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, die Stelle, auf die Sie sich bewerben, Anschreiben/Nachricht sowie die Bewerbungsunterlagen; ohne diese Angaben können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen.

Die Benachrichtigung über Ihre Bewerbung wird über denselben Mailer versendet wie beim Kontaktformular (siehe Abschnitt 8). Dabei werden auch Ihre Bewerbungsunterlagen als Anhang übertragen. Die dauerhafte Speicherung Ihrer Unterlagen erfolgt ausschließlich in einem nicht öffentlich zugänglichen Bereich unseres eigenen Servers.

Instagram-Feed

Auf unserer Website binden wir einen Instagram-Feed ein. Der Abruf der Beitragsdaten erfolgt serverseitig über die Facebook Graph API mittels eines Zugriffstokens; ein Instagram-Skript wird nicht in Ihren Browser geladen. Die im Feed angezeigten Bilder werden auf unserem eigenen Server zwischengespeichert und von dort an Ihren Browser ausgeliefert. Beim bloßen Aufruf unserer Website wird dadurch keine direkte Verbindung Ihres Browsers zu Instagram bzw. Meta hergestellt.

Rechtsgrundlage für die Einbindung des Feeds ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer zeitgemäßen Darstellung unserer Kanzlei und in unserer Öffentlichkeitsarbeit. Der serverseitige Abruf der Beitragsdaten erfolgt ausschließlich im Verhältnis zwischen uns und der Meta Platforms Ireland Limited; personenbezogene Daten der Besucherinnen und Besucher unserer Website werden dabei nicht an Meta übermittelt.

Im Feed werden auch Aufnahmen ausgespielt, auf denen Beschäftigte unserer Kanzlei erkennbar abgebildet sind. Aufnahmen von Mandantinnen und Mandanten werden nicht veröffentlicht. Die Veröffentlichung erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer zuvor schriftlich erteilten Einwilligung der abgebildeten Beschäftigten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG.

Die abgebildeten Beschäftigten können ihre Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die betreffende Aufnahme wird dann unverzüglich aus dem Feed entfernt und der zugrunde liegende Beitrag auf unserem Instagram-Profil gelöscht. Auf bereits von Dritten angefertigte Kopien oder auf eine Speicherung durch den Plattformbetreiber haben wir keinen Einfluss.

Verlinkungen zu sozialen Netzwerken

Im Footer unserer Website verlinken wir auf unsere Profile bei Instagram, Facebook und LinkedIn. Es handelt sich um reine Hyperlinks ohne eingebettete Inhalte. Beim bloßen Aufruf unserer Website werden dadurch keine Daten an die jeweiligen Plattformen übertragen. Erst wenn Sie einen Link aktiv anklicken, verlassen Sie unsere Website; anschließend gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

E-Mail-Kommunikation

Formularanfragen sowie sonstige E-Mail-Kommunikation werden über die von uns eingesetzte E-Mail-Infrastruktur verarbeitet. Dabei können insbesondere bei Bewerbungen auch Bewerbungsunterlagen als Anhänge übertragen werden. Soweit hierfür externe IT- oder E-Mail-Dienstleister eingesetzt werden und diese personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 28 DSGVO. Für den Versand der Formular-Benachrichtigungen setzen wir die domainfactory GmbH ein. Rechtsgrundlage für die inhaltliche Bearbeitung Ihrer Nachricht ist je nach Anlass Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.E-Mails werden im Internet grundsätzlich unverschlüsselt übertragen und können auf dem Übertragungsweg von Dritten zur Kenntnis genommen werden. Für die Übermittlung vertraulicher Unterlagen stellen wir Ihnen auf Anfrage einen gesicherten Übermittlungsweg zur Verfügung. Protokolldaten unseres Mailservers werden nach sieben Tagen gelöscht.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des Zwecks bzw. Ablauf der einschlägigen Fristen werden die Daten gelöscht oder, soweit erforderlich, in der Verarbeitung eingeschränkt (Art. 18 DSGVO). Reine Kontaktanfragen über die Website werden grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern daraus kein Mandats- oder sonstiges Vertragsverhältnis entsteht und keine gesetzlichen Pflichten eine längere Aufbewahrung erfordern. Bewerbungsdaten werden grundsätzlich sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn hierfür eine gesonderte Einwilligung vorliegt oder eine andere Rechtsgrundlage besteht. Nach einer Löschung können personenbezogene Daten für bis zu vierzehn Tage in verschlüsselten Sicherungskopien unseres Hosting-Dienstleisters fortbestehen. Diese Sicherungskopien werden turnusmäßig überschrieben; ein Zugriff erfolgt ausschließlich im Fall einer erforderlichen Wiederherstellung.

Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten insbesondere folgende Rechte zu:

· Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),

· Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),

· Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO),

· Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),

· Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),

· Widerspruch gegen die Verarbeitung, soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht (Art. 21 DSGVO),

· Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),

· Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Eine Beschwerde kann insbesondere bei der für unseren Kanzleisitz zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde oder bei der Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts eingereicht werden. Für unseren Kanzleisitz zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart.

Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt. Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir die betreffenden Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Mandatsverarbeitung

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen eines Mandatsverhältnisses gelten ergänzend folgende Hinweise.

1. Erhobene Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von unseren Mandanten erhalten, insbesondere Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift und sonstige Kontaktdaten, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Legitimations- und Authentifikationsdaten, Steuernummer und -ID, Bankverbindung sowie sonstige für die Mandatsbearbeitung erforderliche Informationen. Soweit erforderlich, erheben wir Informationen zusätzlich aus öffentlich zugänglichen Quellen, z. B. öffentlichen Registern.

2. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen des Mandatsverhältnisses verarbeiten wir, soweit für unsere Tätigkeit als Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte erforderlich, auch besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, z. B. bei der Erstellung von Steuererklärungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, in arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen oder im Rahmen von Abschlussprüfungen. Die Verarbeitung erfolgt je nach Einzelfall auf Grundlage der einschlägigen Ausnahmen des Art. 9 Abs. 2 DSGVO, insbesondere soweit sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich oder anderweitig gesetzlich zulässig ist.

3. Zweck und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Durchführung des Mandats, zur Erfüllung gesetzlicher und berufsrechtlicher Pflichten, insbesondere nach der Bundesrechtsanwaltsordnung, dem Steuerberatungsgesetz und der Wirtschaftsprüferordnung sowie zur Wahrung oder Durchsetzung rechtlicher Ansprüche. Je nach Verarbeitung kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und f DSGVO sowie die einschlägigen berufsrechtlichen Vorschriften als Rechtsgrundlagen in Betracht.

4. Empfänger

Empfänger Ihrer Daten sind unsere Mitarbeiter sowie, soweit für die Mandatsbearbeitung erforderlich, Dritte wie Finanzämter, das Bundeszentralamt für Steuern, Gerichte, Verfahrensgegner und deren Vertreter, Städte und Gemeinden sowie Sozialversicherungsträger. Im Rahmen der wirtschaftsprüfenden Tätigkeit können zudem die Wirtschaftsprüferkammer sowie die Abschlussprüferaufsichtsstelle (APAS) Empfänger sein, soweit gesetzliche Vorlage- und Auskunftspflichten bestehen. Außerdem setzen wir berufsbezogene IT- und Softwaredienstleister ein, insbesondere DATEV eG, soweit dies für die jeweilige Mandatsbearbeitung erforderlich ist. Soweit Dienstleister als Auftragsverarbeiter tätig werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 28 DSGVO. Soweit sie Zugang zu berufsrechtlich geschützten Informationen erhalten können, werden sie zusätzlich in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 43e BRAO, § 62a StBerG, § 50a WPO). Das Anwalts- und Steuerberatergeheimnis bleibt unberührt.

Eine Datenübermittlung in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Mandats erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder dies gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall werden die Anforderungen der Art. 44 bis 49 DSGVO beachtet.

5. Aufbewahrungsdauer

Wir speichern Mandatsdaten nach Maßgabe der jeweils einschlägigen gesetzlichen und berufsrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Insbesondere sind anwaltliche Handakten grundsätzlich sechs Jahre (§ 50 Abs. 1 BRAO), steuerberatende Handakten grundsätzlich zehn Jahre (§ 66 Abs. 1 StBerG) und wirtschaftsprüferische Handakten grundsätzlich zehn Jahre nach Beendigung des Auftrags (§ 51b Abs. 2 WPO) aufzubewahren, soweit keine weitergehenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen eine längere Speicherung erfordern.

6. Ihre Rechte im Mandatsverhältnis

Es gelten die in Abschnitt 14 genannten Rechte entsprechend, soweit gesetzliche Verschwiegenheits-, Geheimhaltungs- oder Aufbewahrungspflichten bzw. gesetzliche Einschränkungen nicht entgegenstehen.

7. Einsatz von Künstlicher Intelligenz

Bei der Mandatsbearbeitung setzen wir KI-gestützte Systeme ein, insbesondere zur Vorbereitung von Entwürfen, zur automatisierten Finanz- und Lohnbuchhaltung, zur Auswertung von Unterlagen und für die Kanzleiorganisation. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; soweit berufsrechtlich erforderlich, holen wir zusätzlich Ihre Einwilligung ein. Die eingesetzten Dienstleister werden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO eingebunden und in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet; eine Nutzung Ihrer Daten zum Training anbieterseitiger KI-Modelle ist vertraglich oder technisch ausgeschlossen. Alle KI-gestützten Arbeitsergebnisse werden vor ihrer Verwendung fachlich geprüft; eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Einzelheiten enthalten unsere Hinweise zur Datenverarbeitung, die Sie als Mandantin oder Mandant von uns erhalten.Mandatsverarbeitung