Hinweise zur Datenverarbeitung von Welzer & Partner mbB Steuerberater Rechtsanwälte (im Folgenden „WP“)

§ 1 Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

(1) Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch (Verantwortliche i.S.d. DS-GVO): Welzer & Partner mbB Steuerberater Rechtsanwälte, Johannesstraße 27, 78056 Villingen-Schwenningen, E-Mail: post@welzer.com, Telefon: 07720 / 99 740-00, Fax: 07720 / 99 740-10.

(2) Der Datenschutzbeauftragte von WP ist Konrad Armbruster, Ruhesteinstraße 32, 72270 Baiersbronn, Tel.: 07442 121505, E-Mail: k.armbruster@arpcon.net

§ 2 Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art, Zweck und Verwendung

(1) Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von unseren Mandanten1 erhalten haben. Relevante personenbezogene Daten können sein:

Anrede, Vorname, Nachname;
Anschrift und sonstige Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummern);
Geburtsdatum und -ort;
Staatsangehörigkeit;
Familienstand;
Legitimationsdaten;
Authentifikationsdaten;
Steuernummer und -ID;
Bankverbindung;
sonstige Informationen, die für die Prüfung, Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind, wenn Sie uns anwaltlich mandatieren;
sonstige Informationen, die zur Durchführung unserer steuerberatenden Tätigkeit (Finanz- und Lohnbuchhaltung, Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen, Beratung und Vertretung) erforderlich sind.

(2) Informationen und Daten, die wir nicht bei unseren Mandanten erheben, beziehen wir im Regelfall aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Internet, öffentliche Register).

§ 3 Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten im Rahmen unseres Mandatsverhältnisses ebenfalls besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DS-GVO, sofern wir diese für unsere Tätigkeit als Rechtsanwälte oder Steuerberater zur ordnungsgemäßen Auftragsabwicklung verwenden müssen. Hierzu zählen z.B. die Erstellung von Steuererklärungen, Anfertigung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder die Durchführung arbeitsrechtlicher Auseinandersetzungen.

§ 4 Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten

(1) Aufgrund der Einwilligung des Mandanten, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DS-GVO
Sofern uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Erhalt von Mandanteninformationsschreiben) erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der uns erteilten Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann gem. Art. 21 DS-GVO jederzeit widerrufen werden. Hierzu können Sie uns telefonisch kontaktieren, eine E-Mail schreiben oder jede andere Form der Mitteilung wählen. Der Widerruf hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und werden.

(2) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DS-GVO
Im Wesentlichen erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erbringung unserer Beratungsleistungen beruhend auf den vertraglichen Vereinbarungen mit unseren Mandanten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

(3) Aufgrund gesetzlicher Vorschriften, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DS-GVO oder im öffentlichen Interesse, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e) DS-GVO
Zudem unterliegen wir als Kanzlei rechtlichen Verpflichtungen sowie berufsrechtlichen Vorgaben. Hieraus können sich Verpflichtungen zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten ergeben, z.B. zur Identitätsprüfung sowie der Geldwäscheprävention.

(4) Im Rahmen der Interessenabwägung, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO
Soweit erforderlich, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten über die eigentliche Erfüllung des Mandatsverhältnisses hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten, z.B. im Rahmen der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten.

§ 5 Empfänger oder Kategorien von Empfänger personenbezogener Daten

(1) Empfänger von personenbezogenen Daten sind unsere Mitarbeiter, der Mandant sowie unsere Dienstleister / Auftragsverarbeiter (z.B. DATEV eG). Daneben erhalten, soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DS-GVO für die Abwicklung des Mandatsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist, Dritte Ihre personenbezogenen Daten. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Hierzu zählen insbesondere:

Finanzämter, Bundeszentralamt für Steuern
Gerichte
Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere Rechtsanwälte)
Städte und Gemeinden
Sozialversicherungen

Das Anwalts- und Steuerberatergeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwalts- und/oder Steuerberatergeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an sonstige Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

(2) Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Mandatsvertrages (z.B. Zahlungsaufträge) erforderlich ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO) sicherstellen.

§ 6 Aufbewahrung personenbezogener Daten

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde, § 50 Abs. 1 BRAO) und Steuerberater (zehn Jahre nach Beendigung des Auftrages; § 66 Abs. 1 StBerG) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DS- GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (z.B. aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind, Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DS-GVO eingewilligt haben oder die Aufbewahrung in unserem berechtigten Interesse zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften nach den §§ 195 ff. BGB liegt (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO).

§ 7 Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und werden.
gemäß Art. 15 DS-GVO i.V.m. §§ 34, 35 BDSG Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
gemäß Art. 17 DS-GVO i.V.m. §§ 34, 35 BDSG die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
gemäß Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
gemäß Art. 77 DS-GVO i.V.m. §§ 19 BDSG sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

§ 8 Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an «Kanzlei Kommunikation: Email» oder jede andere Art der Kommunikation.

¹ Der besseren Lesbarkeit wegen verwendet WP ausschließlich männliche Bezeichnungen. Gemeint sind immer Personen jeden Geschlechts.